HƯỚNG DẪN XÁC THỰC TÀI KHOẢN KHAI BÁO HẢI QUAN VNACCS

Việc đăng ký, rà soát và xác thực tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS là bước quan trọng để doanh nghiệp xuất nhập khẩu duy trì kết nối và thực hiện khai báo hải quan điện tử. Từ ngày 25/9/2026, doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản VNACCS được hướng dẫn rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu người sử dụng trên Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng. Đáng nói, nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm tra tài khoản VNACCS khi hàng đã cập cảng và cần truyền tờ khai gấp. Khi đó, nếu phát sinh vấn đề về thông tin tài khoản, email, chữ ký số hoặc thông số Terminal, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian xử lý trong khi kế hoạch thông quan và nhận hàng vẫn bị ảnh hưởng.

Vậy tài khoản VNACCS cần xác thực những thông tin nào? Quy trình xác thực tài khoản theo hướng dẫn mới được thực hiện ra sao và doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế lỗi khi truyền tờ khai?

Vai trò của VNACCS trong quá trình khai báo hải quan điện tử

Để thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần thiết lập thông tin định danh và kết nối phù hợp với hệ thống VNACCS/VCIS. Đây là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện việc truyền và nhận dữ liệu trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Có thể hình dung đơn giản quy trình khai báo theo chuỗi:

Doanh nghiệp → Tài khoản VNACCS → Chữ ký số → Phần mềm khai báo → Hệ thống Hải quan → Truyền tờ khai.

Nếu thông tin tài khoản, chữ ký số và các thông số kết nối được cập nhật chính xác, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong quá trình khai báo. Ngược lại, thông tin chưa được cập nhật hoặc cấu hình không chính xác có thể dẫn đến lỗi khi sử dụng tài khoản.

Việc xác thực tài khoản VNACCS giúp doanh nghiệp:

Rà soát thông tin tài khoản: Kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp và người sử dụng đang được lưu trên hệ thống.
Xác thực thông tin: Hệ thống thực hiện xác thực các thông tin theo yêu cầu, trong đó có thông tin liên quan đến người đại diện.
Xác thực email: Doanh nghiệp sử dụng email để nhận mã OTP và hoàn tất bước xác thực.
Cập nhật chữ ký số: Kiểm tra và tích hợp chữ ký số phù hợp với tài khoản.
Duy trì khả năng khai báo: Đảm bảo thông tin tài khoản và các dữ liệu liên quan được cập nhật trước khi doanh nghiệp thực hiện khai báo.

4 thông số quan trọng trong tài khoản VNACCS

Trong quá trình sử dụng VNACCS, doanh nghiệp cần quản lý chính xác các thông tin tài khoản và thông số kết nối. Trong đó, User ID, Password, Terminal ID và Terminal Access Key là những thông tin quan trọng khi cấu hình tài khoản khai báo và kết nối với hệ thống.

Tên thông số	Định nghĩa
User ID	Mã người sử dụng được cấp cho tài khoản khai báo, dùng để đăng nhập và thực hiện các chức năng tương ứng với quyền được cấp trên hệ thống.
Password	Mật khẩu được sử dụng cùng User ID để xác thực tài khoản khi đăng nhập và sử dụng hệ thống.
Terminal ID	Mã định danh máy trạm được sử dụng trong quá trình cấu hình kết nối với hệ thống VNACCS.
Terminal Access Key	Khóa truy cập đi kèm Terminal ID, được sử dụng trong quá trình thiết lập kết nối giữa máy trạm/phần mềm khai báo và hệ thống VNACCS.

10 bước chi tiết xác thực tài khoản VNACCS

Từ ngày 25/9/2026, doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản VNACCS thực hiện rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu trên Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng. Quy trình xác thực tài khoản được hướng dẫn theo 10 bước chính.

Bước 1: Truy cập Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng

Doanh nghiệp truy cập Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng dành cho doanh nghiệp tại:

https://dksd.customs.gov.vn/client/external

Hệ thống được sử dụng để doanh nghiệp rà soát và cập nhật thông tin tài khoản theo hướng dẫn mới.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống

Doanh nghiệp chọn Đăng nhập và sử dụng thông tin tên đăng nhập, mật khẩu được đồng bộ từ Hệ thống đăng ký người sử dụng VNACCS hiện tại.

Theo hướng dẫn, người dùng đáp ứng điều kiện có thể lựa chọn phương thức đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 3: Nhập thông tin đăng nhập

Doanh nghiệp nhập:

Tên đăng nhập.
Mật khẩu.
Thực hiện xác minh theo yêu cầu của hệ thống.
Chọn Đăng nhập.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác thông tin trước khi đăng nhập để tránh phát sinh lỗi do nhập sai tài khoản.

Bước 4: Chọn chức năng quản lý tài khoản

Sau khi đăng nhập, doanh nghiệp lựa chọn chức năng phù hợp với loại tài khoản đang sử dụng.

Đối với tài khoản quản trị, hệ thống hiển thị chức năng CW_NKHQ_QLTKQT – Quản lý thông tin tài khoản quản trị đối với người sử dụng là người khai Hải quan.

Tại màn hình thông tin tài khoản, doanh nghiệp có thể kiểm tra các nhóm thông tin như:

Thông tin chung.
Thông tin tài khoản khai báo.
Thông tin Terminal.
Thông tin chữ ký số.

Bước 5: Kiểm tra thông tin chữ ký số

Doanh nghiệp kiểm tra thông tin chữ ký số đang được tích hợp với tài khoản.

Việc rà soát bước này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm trường hợp chữ ký số không còn phù hợp hoặc thông tin chữ ký số cần được cập nhật.

Bước 6: Rà soát và cập nhật thông tin tài khoản

Doanh nghiệp chọn Sửa thông tin hoặc chức năng cập nhật tương ứng trên hệ thống.

Các thông tin cần rà soát có thể bao gồm:

Mã số thuế.
Tên doanh nghiệp.
Mã chương.
Địa chỉ.
Số định danh doanh nghiệp.
Số định danh người đại diện.
Họ tên.
Ngày sinh.
Thông tin tài khoản khai báo.
Thông tin Terminal.

Đối với một số trường hợp như Đại lý Hải quan, hệ thống còn thực hiện kiểm tra thông tin mã số thuế với danh mục Đại lý Hải quan.

Bước 7: Xác thực thông tin doanh nghiệp và người sử dụng

Sau khi rà soát, doanh nghiệp chọn chức năng Xác thực thông tin và thực hiện xác minh Captcha theo yêu cầu.

Hệ thống tiến hành xác thực thông tin theo quy trình được thiết lập. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi xác nhận để hạn chế trường hợp thông tin không khớp.

Bước 8: Xác thực địa chỉ email bằng OTP

Doanh nghiệp kiểm tra và cập nhật email liên hệ nếu cần, sau đó chọn Xác thực email.

Quy trình gồm:

Nhập mã Captcha theo yêu cầu.
Hệ thống gửi mã OTP gồm 6 chữ số về email đã đăng ký.
Kiểm tra email để nhận mã OTP.
Nhập mã OTP trên hệ thống để hoàn tất xác thực email.

Theo hướng dẫn, mã OTP có thời hạn sử dụng 10 phút.

Bước 9: Cập nhật và tích hợp chữ ký số

Doanh nghiệp thực hiện cập nhật chữ ký số theo loại hình đang sử dụng.

Hệ thống hỗ trợ các loại chữ ký số gồm:

USB Token: Kết nối USB Token với máy tính, chọn chứng thư số phù hợp và thực hiện tích hợp.
SIM ký số: Chọn nhà cung cấp, nhập số điện thoại và tích hợp chứng thư số.
SmartCA: Chọn nhà cung cấp, nhập thông tin đăng nhập hoặc mã định danh và thực hiện tích hợp chữ ký số.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin chứng thư số trước khi lưu và tiếp tục bước gửi cập nhật.

Bước 10: Ký số và gửi yêu cầu cập nhật

Sau khi hoàn tất các thông tin, doanh nghiệp chọn Gửi cập nhật.

Hệ thống yêu cầu xác nhận và thực hiện ký số bằng chứng thư số hợp lệ.

Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống hiển thị thông báo gửi yêu cầu cập nhật thành công và chuyển hồ sơ sang trạng thái chờ phê duyệt.

Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống để biết kết quả phê duyệt tài khoản.

4 lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp cần lưu ý khi xác thực VNACCS và cách khắc phục

Trong quá trình rà soát và cập nhật tài khoản VNACCS, doanh nghiệp có thể gặp vướng mắc nếu thông tin tài khoản, email, chữ ký số hoặc dữ liệu doanh nghiệp chưa được kiểm tra đầy đủ. Đặc biệt, những lỗi này dễ phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện cập nhật gấp trước thời điểm cần khai báo.

Dưới đây là 4 lỗi doanh nghiệp XNK cần kiểm tra:

Gia hạn chữ ký số nhưng quên cập nhật thông tin

Khi doanh nghiệp thay đổi hoặc gia hạn chữ ký số, thông tin chứng thư số có thể cần được cập nhật lại trên hệ thống. Nếu thông tin chưa được tích hợp hoặc lựa chọn đúng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện ký số và gửi yêu cầu cập nhật.

→ Giải pháp: Kiểm tra thời hạn chứng thư số trước khi khai báo. Khi gia hạn hoặc thay đổi chữ ký số, cần rà soát và cập nhật lại thông tin trên hệ thống, đồng thời kiểm tra khả năng ký số trước khi truyền tờ khai.

Thông tin doanh nghiệp hoặc người sử dụng chưa chính xác

Các thông tin như mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, người sử dụng và các dữ liệu liên quan cần được kiểm tra trước khi thực hiện xác thực. Nếu thông tin không khớp, quá trình xác thực có thể không hoàn tất theo yêu cầu của hệ thống.

→ Giải pháp: Rà soát thông tin doanh nghiệp và người sử dụng định kỳ, đặc biệt khi có thay đổi về nhân sự, thông tin đăng ký hoặc phạm vi sử dụng tài khoản.

Email đăng ký không còn sử dụng hoặc không nhận được OTP

Email đăng ký là thông tin cần thiết trong quá trình xác thực. Hệ thống có thể gửi mã OTP về email để doanh nghiệp hoàn tất bước xác thực. Nếu email không còn sử dụng hoặc người phụ trách không thể truy cập, quá trình cập nhật tài khoản có thể bị gián đoạn.

→ Giải pháp: Kiểm tra email đăng ký trước khi thực hiện xác thực, đảm bảo email vẫn hoạt động và có thể nhận mã OTP. Khi thay đổi nhân sự phụ trách, doanh nghiệp cũng nên rà soát lại thông tin email đang sử dụng.

Không kiểm tra thông tin Terminal trước khi khai báo

Terminal ID và Terminal Access Key là những thông tin quan trọng trong cấu hình kết nối. Nếu thông tin trên hệ thống và phần mềm khai báo không đồng nhất, doanh nghiệp có thể gặp lỗi khi thực hiện truyền tờ khai.

→ Giải pháp: Kiểm tra Terminal ID, Terminal Access Key và cấu hình kết nối trên phần mềm trước khi truyền tờ khai. Nên thực hiện kiểm tra sớm thay vì chờ đến khi hàng cập cảng hoặc phát sinh nhu cầu khai báo gấp.

CTA: Không truyền được tờ khai, lỗi chữ ký số? Liên hệ Boom Logistics để được hỗ trợ xử lý thủ tục hải quan và các vấn đề khai báo XNK ngay hôm nay!

Kết luận

Xác thực và cập nhật tài khoản VNACCS giúp doanh nghiệp đảm bảo thông tin người sử dụng, email, chữ ký số và Terminal luôn chính xác, hợp lệ, hạn chế lỗi khi đăng nhập, xác thực hoặc truyền tờ khai. Việc chủ động rà soát sớm cũng giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề về tài khoản, tránh bị động khi phát sinh nhu cầu khai báo gấp, qua đó duy trì hoạt động xuất nhập khẩu và thông quan hàng hóa được thuận lợi, liên tục hơn.

Boom Logistics – Đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu logistics, nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

📩 Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp logistics tối ưu cho doanh nghiệp của bạn!

----------------------------------

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ BOOM LOGISTICS

FURTHER-FASTER-SAFER

📌Website: https://boomlogistics.com.vn/

📌Facebook: https://www.facebook.com/BoomLogis

📌Email: 3H@boomlogistics.com.vn

1️⃣VP Hải Phòng:CH2912 Diamond Crown, 19 Le Hong Phong Street, Hai An Ward, Hai Phong City, Vietnam

2️⃣VP Hà Nội: No. 23/112 Hoang Quoc Viet Street, Nghia Do Ward, Hanoi, Vietnam

3️⃣VP HCM: TTM Building, 1st FL, 16 Song Thao, Tan Son Hoa Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam

📌Hotline: +84-(0)-225.3588068

📌Zalo: 098 269 2988