CHECKLIST 6 RỦI RO HƯ HỎNG, THIẾU HỤT HÀNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN VÀ CÁCH XỬ LÝ

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng container đường biển, doanh nghiệp có thể gặp các sự cố như hàng bị ướt, móp méo, thiếu hụt hoặc niêm phong container bất thường. Nếu không ghi nhận hiện trạng và xử lý đúng cách, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định nguyên nhân, phân định trách nhiệm và yêu cầu bồi thường. Vậy cần kiểm tra những gì khi nhận hàng và chuẩn bị ra sao nếu phát hiện tổn thất?

Checklist 6 rủi ro cần kiểm tra khi nhận hàng

Khi mở container và kiểm đếm hàng hóa, doanh nghiệp nên chú ý 6 dấu hiệu sau:

Rủi ro	Dấu hiệu cần kiểm tra	Việc cần làm
Hàng bị ướt, ẩm mốc	Bao bì ẩm ướt, hàng đổi màu, xuất hiện nấm mốc hoặc mùi ẩm	Chụp ảnh hàng bị ảnh hưởng, bao bì và khu vực bên trong container
Hàng móp méo, nứt vỡ	Thùng hàng biến dạng, sản phẩm nứt vỡ hoặc có dấu hiệu va đập	Ghi nhận số lượng hàng hư hỏng, chụp ảnh tổng thể và cận cảnh
Hàng bị thiếu hụt	Số lượng thực nhận không khớp với packing list hoặc chứng từ giao hàng	Kiểm đếm thực tế, đối chiếu chứng từ và ghi rõ số lượng chênh lệch
Seal container bất thường	Seal bị rách, mất, có dấu hiệu can thiệp hoặc số seal không khớp chứng từ	Chụp ảnh seal và số seal trước khi mở container nếu có thể; ghi nhận sự việc
Hàng xô lệch, bao bì rách	Kiện hàng đổ nghiêng, pallet dịch chuyển, dây chằng lỏng hoặc bao bì bị rách	Chụp ảnh cách sắp xếp hàng trước khi di chuyển và kiểm tra mức độ ảnh hưởng
Hàng bị nhiễm bẩn, ám mùi	Xuất hiện vết bẩn, vật thể lạ hoặc mùi bất thường	Ghi nhận hiện trạng, tách riêng hàng bị ảnh hưởng nếu phù hợp và an toàn.

Lưu ý: Nếu phát hiện dấu hiệu tổn thất, doanh nghiệp nên hạn chế di chuyển hoặc xử lý hàng trước khi ghi nhận đầy đủ hiện trạng. Với những vụ việc cần giám định, hãy trao đổi với đơn vị vận chuyển và bảo hiểm trước khi tiến hành các bước tiếp theo, trừ trường hợp cần xử lý khẩn cấp để bảo đảm an toàn hoặc ngăn tổn thất tiếp diễn.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi phát sinh tổn thất

Sau khi ghi nhận sự cố, doanh nghiệp cần tập hợp bằng chứng để làm rõ tình trạng hàng hóa và phục vụ quá trình xem xét trách nhiệm, bồi thường.

Các tài liệu nên chuẩn bị gồm:

Hình ảnh, video hiện trường: Thể hiện tình trạng container, seal, bao bì, cách sắp xếp hàng và mức độ hư hỏng.
Biên bản bất thường hoặc biên bản tổn thất: Ghi rõ thời gian, địa điểm, số lượng hàng bị ảnh hưởng, tình trạng thực tế và ý kiến xác nhận của các bên có mặt.
Chứng từ lô hàng: Vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và các chứng từ liên quan.
Biên bản giám định: Bổ sung khi cần xác định mức độ, phạm vi hoặc nguyên nhân tổn thất theo yêu cầu của bên liên quan.
Trao đổi bằng văn bản: Email, thông báo tổn thất và phản hồi từ forwarder, hãng tàu, đơn vị vận chuyển hoặc doanh nghiệp bảo hiểm.

Doanh nghiệp nên gửi thông báo tổn thất bằng văn bản càng sớm càng tốt và lưu lại bằng chứng đã thông báo. Thời hạn, hình thức thông báo và hồ sơ cụ thể cần căn cứ vào hợp đồng vận chuyển, điều kiện bảo hiểm và quy định áp dụng.

Làm việc với forwarder, hãng tàu và bảo hiểm như thế nào?

Khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp cần thông báo đúng các bên liên quan, đồng thời xác định rõ vai trò của từng bên trong lô hàng.

Forwarder: Cung cấp thông tin vận chuyển, hỗ trợ phối hợp với các bên liên quan và hướng dẫn quy trình xử lý theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển: Tiếp nhận thông báo, kiểm tra thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển và phối hợp xử lý theo trách nhiệm trong hợp đồng.
Doanh nghiệp bảo hiểm: Tiếp nhận thông báo tổn thất, hướng dẫn hồ sơ yêu cầu bồi thường và tổ chức giám định khi cần thiết theo điều kiện hợp đồng bảo hiểm.

Doanh nghiệp nên yêu cầu các bên xác nhận việc tiếp nhận thông báo và hướng dẫn bước xử lý tiếp theo bằng văn bản. Việc xác định bên chịu trách nhiệm hoặc khả năng được bồi thường cần dựa trên nguyên nhân tổn thất, chứng cứ thực tế và điều khoản hợp đồng; không phải mọi trường hợp hư hỏng đều mặc nhiên được bồi thường.

Kết luận

Khi phát hiện hàng container đường biển bị hư hỏng hoặc thiếu hụt, doanh nghiệp cần ưu tiên ba việc: ghi nhận hiện trạng, bảo toàn chứng cứ và thông báo kịp thời cho các bên liên quan. Hồ sơ đầy đủ cùng quá trình phối hợp rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi xác định nguyên nhân, làm rõ trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi của mình.

Nếu cần hỗ trợ phối hợp xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị logistics để được hướng dẫn theo tình huống thực tế và phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

Boom Logistics - Đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu logistics, nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

📩 Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp logistics tối ưu cho doanh nghiệp của bạn!

----------------------------------

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ BOOM LOGISTICS

FURTHER-FASTER-SAFER

📌Website: https://boomlogistics.com.vn/

📌Facebook: https://www.facebook.com/BoomLogis

📌Email: 3H@boomlogistics.com.vn

1️⃣VP Hải Phòng:CH2912 Diamond Crown, 19 Le Hong Phong Street, Hai An Ward, Hai Phong City, Vietnam

2️⃣VP Hà Nội: No. 23/112 Hoang Quoc Viet Street, Nghia Do Ward, Hanoi, Vietnam

3️⃣VP HCM: TTM Building, 1st FL, 16 Song Thao, Tan Son Hoa Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam

📌Hotline: +84-(0)-225.3588068

📌Zalo: 098 269 2988