Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, giao thương quốc tế đã trở thành huyết mạch của nền kinh tế thế giới. Trong đó, vận tải đường biển giữ vai trò chủ chốt, chiếm tới 80% khối lượng hàng hóa được trao đổi trên toàn cầu. Đây không chỉ là phương thức vận chuyển kinh tế, hiệu quả nhất cho hàng hóa số lượng lớn, mà còn là cầu nối không thể thiếu giúp các quốc gia có cơ hội kết nối gần nhau hơn trong dòng chảy thương mại.
Hiện nay, ngành logistics đường biển tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, với hệ thống cảng biển hiện đại và khả năng đáp ứng tốt nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng tăng. Tuy nhiên, quá trình giao nhận hàng hóa qua đường biển cũng đi kèm với những thách thức về thủ tục, chi phí và sự phối hợp giữa các bên liên quan. Để tận dụng tối đa tiềm năng của phương thức này, việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình giao nhận hàng hóa là yếu tố tiên quyết, giúp doanh nghiệp đảm bảo thời gian, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí.
Để hoạt động vận chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, thông thường quy trình giao nhận hàng hóa sẽ bao gồm 10 bước cơ bản được thể hiện như sau:
1. Tiếp nhận thông tin và đặt chỗ vận chuyển theo yêu cầu – Lấy Booking (Booking Confirmation)
Bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa đường biển là bên có nhu cầu thuê phương tiện vận chuyển cần liên hệ với Hãng tàu hoặc Công ty giao nhận vận tải (Forwarder) để đặt chỗ trên tàu. Đây là giai đoạn quan trọng, quyết định lịch trình và khả năng vận chuyển của lô hàng.
Thông tin cần cung cấp:
- Tên hàng hóa (Ví dụ: đồ điện tử, thực phẩm đông lạnh…).
- Loại container (20ft, 40ft, container lạnh, container đặc biệt).
- Trọng lượng, số lượng và thể tích hàng hóa.
- Điểm xếp hàng (Port of Loading)
- Điểm dỡ hàng (Port of Discharge).
- Ngày dự kiến xuất hàng.
Quy trình lấy booking:
- Doanh nghiệp gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) đến Hãng tàu hoặc Forwarder: Tùy vào mỗi Hãng tàu sẽ có một nền tảng và quy trình khác nhau để thực hiện.
Cách 1: Gửi email trực tiếp cho Hãng tàu để yêu cầu booking.
Cách 2: Đặt booking trực tiếp trên website của Hãng tàu.
- Sau khi Người thuê tàu và Hãng tàu/FWD đạt được thỏa thuận về giá cước, Hãng tàu sẽ phát hành Booking Confirmation để xác nhận đặt chỗ theo thông tin và lịch trình mà các bên đã trao đổi.
2. Đóng hàng (Container Stuffing)
Đóng hàng là bước chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển. Quá trình này có thể diễn ra tại Nhà máy/Kho hàng của doanh nghiệp hoặc tại cảng.
Các bước cần thực hiện:
- Kiểm tra hàng hóa:
- Đảm bảo hàng hóa được đóng gói theo đúng tiêu chuẩn, tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Đảm bảo ghi mã ký hiệu kiện hàng (Shipping Mark) rõ ràng để thuận tiện trong quá trình kiểm tra và giao nhận.
- Sử dụng vật liệu chèn lót phù hợp để cố định hàng hóa trong container.
- Tiến hành đóng hàng: Quá trình đóng hàng phụ thuộc vào loại hàng hóa (FCL hoặc LCL) và yêu cầu của từng lô hàng.
Cách thức đóng hàng:
Đối với hàng lẻ (LCL): Sau khi đóng gói hàng hóa tại xưởng/nhà máy, các công ty logistics sẽ đưa xe đến lấy hàng và vận chuyển đến kho gom hàng lẻ – CFS (Container Freight Station) để đóng ghép hàng chung với các lô hàng lẻ khác.
Đối với hàng nguyên container (FCL):
- Hàng được đóng trực tiếp vào container tại kho hoặc nhà máy.
- Sau khi đóng hàng xong, niêm phong bằng seal (kẹp chì) do hãng tàu cung cấp.
- Container được vận chuyển đến bãi container (CY – Container Yard) theo chỉ định trên Booking.
3. Thông Quan Xuất Khẩu (Customs Clearance)
Thông quan xuất khẩu là bước quan trọng để hàng hóa được phép rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Khai báo hải quan điện tử:
Doanh nghiệp khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS, cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa và vận chuyển.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Hồ sơ cần có:
- Tờ khai hải quan.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ liên quan khác (nếu cần).
Bước 3: Kiểm tra hải quan: Hàng hóa có thể thuộc luồng xanh (miễn kiểm tra), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế).
Bước 4: Hoàn tất thông quan: Sau khi được duyệt thông quan, hàng hóa sẽ được phép xuất khẩu và vận chuyển đến cảng để chờ lên tàu.
Lưu ý: Đối với một số mặt hàng, cần thực hiện thêm các nghiệp vụ kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch, hun trùng, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm,… theo quy định của Pháp luật (ví dụ: lúa, gạo, rau củ quả, những mặt hàng gỗ…).
4. Phát hành Bill of Lading (B/L)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, được lập, ký và cấp bởi chính đơn vị vận chuyển. Chứng từ này xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận để vận chuyển bằng đường biển, đồng thời cam kết giao hàng đến tay người nhận tại cảng đích với số lượng đúng như ghi trên giấy tờ. Đây được xem như bằng chứng quan trọng cho giao dịch hàng hóa giữa người gửi và đơn vị vận chuyển.
Các loại B/L phổ biến:
- Vận đơn gốc (Original Bill of Lading): Dùng để lấy hàng tại cảng đích. Được phát hành bởi hãng tàu hoặc FWD, có dấu “Original” và chữ ký tay, dùng để phân biệt với bản sao.
- Surrendered Bill of Lading: Vận đơn điện giao hàng, cho phép giải phóng hàng mà không cần bản gốc, thường dùng trong giao nhận hàng hóa đặc biệt, cho các chuyến tàu có thời gian vận chuyển ngắn.
- Seaway Bill of Lading: Chứng từ thỏa thuận giữa người mua và người bán, không phải chứng từ sở hữu hàng hóa. Seaway B/L áp dụng với bill đích danh, có thể gửi bản mềm cho bên nhập khẩu
Quy trình phát hành B/L:
- Người xuất khẩu cần cung cấp hướng dẫn làm vận đơn (Shipping Instruction – SI) cho Hãng tàu hoặc Công ty Logistics.
- Cách gửi SI: Tùy vào mỗi Hãng tàu sẽ có một website riêng và quy trình khác nhau để nộp SI:
- Cách 1: Email trực tiếp cho Hãng tàu.
- Cách 2: Gửi qua hệ thống web của Hãng tàu.
- Sau khi nhận SI, Hãng tàu sẽ gửi lại Draft Bill để kiểm tra và phát hành B/L chính thức cho người xuất khẩu sau khi tàu khởi hành.
5. Chuẩn bị chứng từ
Song song với việc hàng hóa đã được đưa lên tàu, doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ theo yêu cầu của người nhập khẩu để hỗ trợ thông quan nhập khẩu và lưu hồ sơ.
Bộ chứng từ thông thường gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing List).
- Vận đơn (B/L).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
- Các giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khác (nếu có).
Lưu ý:
- Với phương thức thanh toán bằng T/T, chứng từ được gửi trực tiếp cho người nhập khẩu.
- Với phương thức thanh toán bằng L/C, chứng từ phải gửi qua ngân hàng để kiểm tra.
6. Kiểm tra chứng từ
Người nhập khẩu cần kiểm tra kỹ bộ chứng từ để đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ, tránh phát sinh vấn đề trong quá trình thông quan.
Mục đích:
- Xác minh tính pháp lý của lô hàng.
- Đảm bảo thuận lợi cho quá trình thông quan và nhận hàng tại cảng đích.
7. Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice – AN) cho người nhập khẩu trước khi tàu cập cảng.
Thông tin trên Thông báo hàng đến bao gồm:
- Tên tàu, số chuyến, cảng dỡ hàng.
- Ngày dự kiến hàng cập cảng.
- Các khoản phí cần thanh toán tại cảng (nếu có).
Người nhập khẩu cần chuẩn bị sẵn sàng để làm thủ tục nhận hàng đúng thời hạn.
8. Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Lệnh giao hàng là chứng từ cần thiết để nhận hàng tại cảng.
Quy trình:
- Thanh toán các khoản phí trên AN, phí D/O, phí vệ sinh container, phí lưu kho… (nếu có).
- Người nhận hàng xuất trình vận đơn gốc (B/L) hoặc bằng chứng Telex Release.
- Hãng tàu hoặc Forwarder phát hành D/O để nhận hàng.
9. Thông quan Nhập khẩu (Import Customs Clearance)
Người nhập khẩu cần thực hiện khai báo và thông quan cho lô hàng tại cảng đích.
Quy trình:
- Khai báo hải quan: Người nhập khẩu thực hiện khai báo hải quan trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS, nộp tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan.
- Nộp thuế nhập khẩu: Bao gồm thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế khác (nếu có).
- Thực hiện kiểm tra hải quan: Hàng hóa có thể bị kiểm tra nếu thuộc luồng đỏ hoặc vàng.
- Hoàn tất thông quan: Sau khi được phê duyệt, hàng hóa được phép rời cảng.
Lưu ý: Một số mặt hàng cần thực hiện thêm kiểm dịch, hun trùng, hoặc các thủ tục chuyên ngành khác (ví dụ như đối với hàng hóa có nguồn gốc từ động/thực vật, các mặt hàng gỗ…).
10. Giao hàng về kho (Delivery to Warehouse)
Sau khi thông quan, hàng hóa được giao về kho của người nhập khẩu.
Quy trình:
- Hãng tàu/Công ty logistics đổi lệnh giao hàng cho người mua lấy hàng tại cảng hoặc bãi.
- Sắp xếp phương tiện vận chuyển phù hợp (xe container, xe tải) để lấy hàng giao về địa điểm chỉ định của người nhận hàng.
- Hai bên ký biên bản giao nhận hàng hóa.
Lưu ý:
- Đối với hàng nguyên container (FCL), sau khi giao hàng về kho người mua chỉ định, container rỗng phải được trả về bãi theo chỉ định của hãng tàu trên D/O hoặc Lệnh hạ rỗng.
Kết luận
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển là một chuỗi các bước liên kết chặt chẽ, đòi hỏi sự chính xác và phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan. Doanh nghiệp cần nắm vững từng bước để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí.
Hãy liên hệ với đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ trong bất kỳ giai đoạn nào của quy trình này!
👉 Thông tin liên hệ:
✨ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ BOOM LOGISTICS✨
⚡FURTHER-FASTER-SAFER⚡
🌐 Website: https://boomlogistics.com.vn
📌 Facebook: https://www.facebook.com/BoomLogis
📩 Email: 3H@boomlogistics.com.vn
☎️ Hotline: 098 269 29 88
🎯 Địa chỉ:
- Hải Phòng: 706 Tầng 7 toà nhà Cat Bi Plaza, số 1 Lê Hồng Phong, Ngô Quyền, Hải Phòng
- Hà Nội: P401, Tầng 4 toà nhà Hoa Lâm, 72 Dương Khuê, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Hồ Chí Minh: C501 Chung cư Luxcity , 528 Huỳnh Tấn Phát, Quận 7, TP HCM // P201 Toà nhà K&D, 24 Tân Canh, Quận Tân Bình, TP HCM.
